Groupement forestier Métis-Neigette : gagner en efficacité grâce à Viridem

Le Groupement forestier Métis-Neigette, basé à Saint-Gabriel, regroupe plus de 250 employés répartis dans l’aménagement forestier et ses filiales, incluant la transformation du bois, l’acériculture et le transport de bois. Acteur économique central de la région, le groupement soutient les acteurs locaux et développe une gestion durable des ressources forestières.

Cependant, la gestion administrative freinait l’efficacité des équipes et le traitement des fournisseurs, rendant nécessaire une solution pour simplifier et moderniser les processus internes.

Avec la participation de Chantal Brillant Directrice Département Administration

Les défis avant Viridem
Avant l’implantation de Viridem, le groupement faisait face à plusieurs obstacles :

• Temps excessif consacré aux tâches répétitives
• Informations éparpillées entre les services
• Validations lentes, redondantes et peu efficaces
• Volume de papier important, générant des coûts de gestion

L’objectif était clair : automatiser les tâches administratives, centraliser les informations et améliorer la collaboration entre équipes tout en réduisant l’usage du papier.

Pourquoi Viridem ?
« Viridem a libéré du temps pour nos équipes, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nous avons choisi cette solution après l’avoir vue fonctionner chez un autre client », explique Chantale Brillant.

Les fonctionnalités qui ont particulièrement convaincu :

• Validation et approbation automatisées
• Traçabilité et conformité des documents
• Collaboration fluide entre équipes
• Suivi en temps réel des processus
• Possibilité de conserver une trace pour la refacturation

Une implémentation progressive et efficace
La mise en place de Viridem s’est déroulée en plusieurs phases :

• Phase 1 – Audit et personnalisation : « Cette phase s'est très bien passé, nous avons pu adapter la solution précisément à nos besoins. »
• Phase 2 – Formation : « Malgré quelques débuts difficiles pour certains membres de l’équipe cette phase a été satisfaisante également. »
• Phase 3 – Mise en production : « Il a fallu quelques ajustements pour simplifier les circuits d’approbation jugés redondants, mais cette phase s'est bien déroulée »

«L’accompagnement commercial a été jugé très professionnel et réactif.»

Viridem au quotidien
Aujourd’hui, Viridem est utilisé pour :

• La gestion des factures fournisseurs
• L’archivage et la traçabilité documentaire
• Le suivi des validations internes
• L’automatisation des tâches répétitives

« L’intégration de Viridem a permis un gain de temps notable, une réduction significative des tâches répétitives et une meilleure communication entre les équipes »

Les bénéfices obtenus :

• Réduction significative du temps administratif
• Baisse des coûts de gestion documentaire
• Plus grande réactivité des équipes
• Amélioration de la qualité des livrables
• Réduction du temps consacré à la numérisation
• Accélération du paiement des fournisseurs
• 80 % du temps de traitement désormais digitalisé
• 50 % de réduction de l’utilisation du papier
• Suppression de 4 tiroirs de classement

« En moins de 8 mois, Viridem a déjà permis de libérer du temps pour des tâches valorisantes et d’améliorer l’efficience du traitement fournisseurs : ce qui est très apprécié. »

Projets futurs
Le groupement prévoit :

• Intégrer ses filiales aux flux de travail existants
• Ajouter un module de signature électronique
• Étendre l’archivage à d’autres documents, tels que contrats et documents RH

La direction perçoit positivement l’évolution de Viridem malgré des mises à jour parfois espacées.

Conseils pour les entreprises qui hésitent encore :

« L’ère du papier est révolue. Les solutions comme Viridem sont fiables, efficaces et adaptables. Le meilleur moyen de se convaincre reste de rencontrer des entreprises qui utilisent déjà la solution. »

« Pour accélérer l’implantation, il est important qu’une personne en interne à ce projet. Enfin, nous recommandons Viridem pour son adaptabilité aux contextes spécifiques de chaque entreprise. »

Conclusion : Viridem, un vrai moteur de performance
L’expérience du Groupement forestier Métis-Neigette montre comment une solution bien intégrée peut transformer la gestion administrative. L’automatisation, la centralisation de l’information et le suivi structuré des processus ont permis de gagner en efficacité, en qualité et en réactivité.

Viridem s’est adapté aux besoins particuliers du groupement, permettant une transition numérique concrète et durable. En réduisant le papier, en centralisant l’information et en accélérant le traitement des fournisseurs, Viridem devient un partenaire stratégique pour la performance et la modernisation de l’entreprise.

Pour en savoir plus sur le Groupement forestier Métis-Neigette, visitez leur site officiel : https://www.gfmetisneigette.ca/