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Le marché de l’automatisation des comptes fournisseurs (AP automation) promet rapidité et réduction des coûts. Pourtant, les gestionnaires financiers le savent bien : une automatisation à 100 % sans supervision mène inévitablement à une perte de contrôle et, dans le pire des cas, à des erreurs coûteuses lors d’audits.
Une solution de paiement efficace ne doit pas seulement se contenter de numériser les étapes du processus des comptes fournisseurs; elle se doit de garantir une intégrité des données supérieure au traitement manuel. C’est toute la promesse et la force de la solution hybride (IA + IH) de Viridem.
L’automatisation des comptes fournisseurs consiste à utiliser des logiciels avancés pour numériser et simplifier l'ensemble du cycle de paiement à un fournisseur.
Souvent, les systèmes entièrement basés sur l’IA ont de la difficulté avec les transactions non routinières, les formats de facture atypiques ou les particularités de conformité fiscale au Canada. Dans ces cas, l’intervention humaine (IH) demeure absolument essentielle pour le jugement final.
La solution hybride de Viridem, c’est avant tout une combinaison intelligente :
Elle est utilisée pour toutes les tâches répétitives et à faible risque. Elle prend en charge l’entrée de données rapide, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le tri initial des documents via la numérisation intelligente. Résultat : moins d’erreurs courantes et un retour sur investissement accéléré.
C'est notre couche stratégique de validation. Dès qu’une anomalie (montant élevé, nouveau fournisseur, information critique) est détectée, le flux est automatiquement dirigé vers un contrôleur humain pour révision finale. C’est ce mécanisme qui assure un contrôle constant et une précision maximale, indispensables à la gestion du fonds de roulement.
La première priorité d’un gestionnaire financier demeure la sécurité des données. Les systèmes AP automatisés sont une solution moderne, mais ils doivent surtout servir de première ligne de défense contre la fraude.
Notre solution hybride est rigoureusement conçue autour de la sécurité et de la conformité légale :
Prévention des doublons Notre technologie de pointe détecte instantanément les paiements en double, puis l’intervention humaine valide les actions correctives. Ce processus rigoureux de lutte contre la fraude réduit les paiements duplicata et sécurise votre fonds de roulement.
Traçabilité complète via la GED L’ensemble du cycle de vie des documents et le processus de paiement est enregistré numériquement. Toutes les actions sont horodatées. Ce registre d'audit complet simplifie les vérifications et garantit une piste d'audit inviolable en tout temps.
Gestion centralisée des documents Tous vos dossiers numériques sont conservés via notre système de gestion documentaire (SGD) dans un endroit sécurisé et centralisé. Plus de paperasse ni de documents égarés — l’archivage sécurisé de vos factures est rapide et fiable.
Une solution AP n’a de véritable valeur que si elle s’intègre parfaitement à votre logiciel comptable (ERP). Nous savons que les frictions à cette étape sont une cause majeure d’erreurs et de retards dans les comptes fournisseurs.
Notre système est conçu comme une véritable solution de bout en bout qui vous permet de :
Optimiser les approbations Mettre en place des flux d’approbation numériques avec des règles personnalisées pour accélérer les processus et améliorer l’efficacité.
Synchronisation en temps réel La synchronisation directe avec votre ERP élimine la saisie manuelle et les incohérences.
Rapprochement parfait Notre outil AP contribue au rapprochement de vos document. Vous obtenez une vue claire et exacte de votre trésorerie, ce qui améliore la gestion des flux de trésorerie.
En passant d’une approche traditionnelle (comptes fournisseurs vs comptes clients) à une gestion numérique unifiée, vos équipes peuvent se consacrer à l’analyse et à la stratégie, plutôt qu’à la correction d’erreurs.
Choisir Viridem, c’est choisir une solution hybride qui reconnaît les limites de la technologie et l’importance fondamentale du jugement humain.
Nous vous offrons la réduction des coûts promise par l’automatisation, mais avec le filet de sécurité et la fiabilité exigés par la finance moderne. Cet équilibre entre efficacité de l’IA et discernement humain mène directement à un ROI mesurable et à des opérations financières stables pour les entreprises du Québec.
Communiquez avec nous dès aujourd’hui ICI pour découvrir comment notre solution d’automatisation AP peut transformer votre département sans jamais compromettre le contrôle.