Politique de confidentialité de Viridem

Dernière mise à jour : le 19 mars 2025

Chez Viridem, les renseignements personnels sont contrôlés rigoureusement. La présente déclaration énonce la politique de protection des renseignements personnels. En utilisant le site Web ou l’application Viridem, vous acceptez de vous conformer aux pratiques décrites.

Quels renseignements personnels Viridem recueille-t-il sur ses utilisateurs ?

Les renseignements recueillis permettent de personnaliser et d’améliorer constamment les services. Les renseignements sont les mêmes pour le mode SaaS et « sur les lieux », sauf qu’en mode « sur les lieux », les données sont conservées chez le client.

Renseignements fournis par vous-même

• Tous les renseignements entrés sur le site Web ou fournis d’une autre façon sont reçus et conservés.
• Le choix de ne pas fournir certains renseignements pourrait empêcher l’accès à certains services.
• Utilisation pour répondre aux requêtes, améliorer les services et communiquer.

Renseignements recueillis automatiquement

• Certains renseignements sont reçus à chaque communication.
• Utilisation des témoins (cookies) pour obtenir des renseignements lors de l’accès au site.

Téléphone cellulaire

Aucune information spécifique n’est recueillie sur les appareils mobiles (localisation, numéro de l’appareil, identifiant, etc.).

Communication par courriel

Notifications par courriel possibles pour les documents assignés. Il n’est pas actuellement possible de désactiver ces communications.

Note sur Viridem en mode « sur les lieux »

• Les employés de Viridem peuvent accéder aux serveurs chez les clients pour maintenance ou dépannage.
• Tous les employés sont soumis à une politique de confidentialité très stricte.
• L’accès des employés peut être désactivé en retirant l’accès à l’usager « soutien ».

Documents

Les documents conservés dans Viridem appartiennent au client. Le client peut conserver des documents personnels selon les délais prescrits par la loi. Pour contester la conservation, le demandeur doit s’adresser directement à l’employeur ou faire appel à la cour.

Les témoins (cookies)

• Les témoins sont des identificateurs uniques transmis à l’appareil pour reconnaître votre appareil et éviter les accès non autorisés.
• La rubrique Aide des navigateurs indique comment empêcher l’acceptation de nouveaux cookies.
• Vous pouvez désactiver ou effacer les cookies Flash en changeant la configuration des réglages.
• Recommandation : les cookies sont essentiels pour utiliser Viridem en toute sécurité.
• Si vous bloquez les cookies, vous ne pourrez pas utiliser Viridem.

Est-ce que Viridem divulgue les renseignements qu’il reçoit ?

Les renseignements personnels des clients ne sont pas vendus à des tiers. Ils ne sont communiqués que dans les circonstances suivantes :

Protection des intérêts de Viridem (mode SaaS seulement)

• Divulgation possible pour se conformer à la loi, faire appliquer les Conditions d’utilisation ou protéger les droits, les biens ou la sécurité.
• Transmission à d’autres entreprises pour prévenir la fraude et réduire les risques liés aux opérations par carte de crédit.
• Les renseignements permettant l’identification ne sont pas vendus, loués, partagés ou divulgués à des fins commerciales.

Avec votre consentement (mode SaaS seulement)

• Dans les autres cas, vous serez avisé lorsque vos renseignements sont susceptibles d’être communiqués à des tiers.
• Possibilité de choisir de ne pas partager ces renseignements.

Mes renseignements personnels sont-ils vraiment protégés ?

• Utilisation du protocole SSL pour crypter les renseignements en transit (valable pour le mode SaaS seulement).
• En mode « sur les lieux », le client peut librement activer le protocole SSL ou non.
• Importance d’empêcher l’accès non autorisé à votre mot de passe et à votre ordinateur.
• Recommandation de fermer la session lorsque vous avez fini d’utiliser un ordinateur partagé.

Quels renseignements puis-je consulter ?

Viridem donne accès à de nombreux renseignements concernant votre compte et vos interactions aux fins de consultation et, dans certains cas, de mise à jour. Cette liste évoluera au fur et à mesure que Viridem évolue.

L’accès aux documents dépend du niveau d’accès attribué par l’employeur à chaque usager. Pour consulter des documents sans accès, une demande doit être faite à l’employeur.

Quels choix me sont offerts ?

• Vous pouvez choisir de ne pas fournir de renseignements personnels, mais ils sont nécessaires à l’utilisation de Viridem.
• Vous pouvez ajouter ou mettre à jour vos renseignements sur les pages appropriées.
• Lors de la mise à jour, une copie de la version antérieure est généralement conservée.
• Les navigateurs permettent de contrôler l’acceptation des cookies.
• Recommandation : laisser les cookies activés pour profiter des fonctions essentielles.
• Pour désactiver votre compte, vous devez en faire la demande à l’employeur.
• La désactivation n’effacera pas le compte, car l’historique doit être conservé.

Conditions d’utilisation, avis et révisions

Votre visite et tout litige concernant la confidentialité sont régis par cette Déclaration et les Conditions d’utilisation, notamment les limites de dommages-intérêts, l’arbitrage et l’application des lois de la province de Québec, Canada.

Pour toute question, contactez Viridem en décrivant la situation en détail.

La Déclaration et les Conditions d’utilisation peuvent être modifiées. Vous êtes responsable de consulter le site régulièrement. Viridem ne modifiera pas ses pratiques pour les rendre moins protectrices sans accord préalable des clients.

Exemples de renseignements recueillis

Renseignements fournis par vous-même (SaaS seulement)

Les renseignements personnels fournis lors de la création du compte ou du contact avec le Service à la clientèle peuvent inclure nom, adresse et numéro de téléphone.

Renseignements recueillis automatiquement

• Adresse IP utilisée pour connecter l’ordinateur au réseau Internet.
• Nom d’utilisateur, adresse électronique, mot de passe.
• Renseignements relatifs au système et aux connexions (type et version du navigateur, fuseau horaire, système d’exploitation, plateforme).
• Renseignements de navigation (cookies, cookies Flash, etc.).
• Utilisation d’outils logiciels comme JavaScript pour mesurer les renseignements de session (temps de réponse, erreurs de téléchargement, temps passé, défilement, clics, effet de survol, méthodes de sortie).
• Renseignements techniques pour identifier l’appareil (prévention de la fraude et diagnostic).

Renseignements auxquels vous avez accès

Les renseignements facilement accessibles sur l’application Viridem comprennent les renseignements permettant de vous identifier (nom, adresse électronique, mot de passe).

Utilisation des services API de Google

Viridem utilise les services de l’interface de programmation d’applications (API) de Google. L’utilisation et le transfert vers d’autres applications des informations reçues se conformeront à la « politique d’utilisation des données des services API » de Google, y compris aux exigences d’utilisation limitée.

Intégration de l’IA

Le logiciel Viridem intègre, à titre optionnel et non activé par défaut, des solutions d’intelligence artificielle (IA) externes pour la détection automatique de données issues des documents traités (documents administratifs, reçus, factures, etc.). L’activation s’effectue manuellement par l’administrateur pour chacune des compagnies configurées. La disponibilité dépend des garanties de disponibilité (uptime) des prestataires externes.

Accès sécurisé

• Les documents transmis aux solutions d’IA externe et les données en résultant demeurent strictement confidentiels.
• Jamais accédés, communiqués, diffusés ou mis à disposition d’un tiers.
• Seuls les responsables techniques de Viridem sont habilités à y accéder, sur demande expresse du client ou pour amélioration du service.
• Respect strict des obligations de confidentialité et mesures de sécurité.

Rétention limitée

Les documents et données extraites sont automatiquement supprimés des systèmes des prestataires au terme d’une période maximale de 14 jours.

Normes strictes

Les prestataires répondent aux normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes du marché. Pour information complémentaire, se référer à votre représentant Viridem.

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