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Au fil des intégrations de Viridem chez nos clients, nous avons eu la chance d’exploiter toute sa versatilité pour différents usages en entreprise. Si notre outil permet à beaucoup d’utilisateurs d’économiser un temps précieux en automatisant les tâches liées au traitement des payables et autres documents de comptes fournisseurs, certains clients nous apportent des défis fort intéressants qui démontrent que Viridem est une solution très polyvalente. Ce fut le cas dans un projet de traitement de requêtes des achats chez notre client Vaillancourt Portes et Fenêtres. Lors de la première phase avec cette entreprise, nous avions déployé notre outil dans le contexte de la pandémie et du besoin d’être rapidement outillé pour le télétravail, vous pouvez d’ailleurs lire leur témoignage dans notre blogue.
Gérer les requêtes d’achat dans les différents départements et faciliter le travail du personnel en approvisionnement via Viridem, est-ce possible ? C’est le défi proposé par notre client. Cela semble plutôt simple, mais ça se corse lorsqu’on doit considérer les paramètres suivants : des requêtes provenant des différents départements de l’entreprise, différents approbateurs de plusieurs niveaux selon les montants des achats à faire chez les fournisseurs et des flux de travail distincts pour les fournisseurs connus et les nouveaux. Après une analyse réalisée par notre équipe d’intégration, le verdict est tombé : oui c’est possible!
Avant de configurer Viridem pour le traitement des requêtes d’achat selon les livrables demandés par le client, il fallait schématiser le processus et mettre en lumière les différentes conditions qui permettront aux demandes d’être centralisées et dirigées au bon moment et au bon niveau d’approbateur (selon le montant indiqué dans la demande d’achat) sans passer par les niveaux inférieurs ni occasionner des redondances d’approbateur. Pour faire une image simple, notre ascenseur doit monter directement au bon étage, mais ne redescend pas. Le client souhaitait également être en mesure de faire rapidement et simplement les changements dans les paramètres et être autonome. Après avoir fait le tour de la question, c’est en combinant deux flux de travail automatisés avec des variables conditionnelles aux autres fonctionnalités de Viridem, dont la création de formulaires, que nous avons mis en place ces processus qui permettent de standardiser les méthodes de travail chez Vaillancourt Portes et Fenêtres. De plus, lorsque les employés assignés au traitement des comptes fournisseurs recevront la facture, la soumission, le bon de commande et de réception, ils pourront rapidement retrouver une trace de la transaction dans Viridem et les documents pourront se lier automatiquement. L’économie de temps se répercute ainsi aussi du côté de la comptabilité.
L’adoption de ces nouvelles méthodes de travail se fait rondement et permet d’entrevoir encore plus d’optimisations qui pousseront encore plus loin la capacité de notre outil. Nos clients sont souvent une bonne source d’inspiration pour des idées nouvelles d’utilisation et permettent à nos équipes de sortir de leur zone de confort.
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