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Alors que certaines entreprises décident d’intégrer le logiciel Viridem à tous leurs départements en une seule et grande migration du papier vers l’informatique, Vaillancourt Portes et Fenêtres s’est tournée vers une stratégie différente.
Nous nous sommes entretenus avec Mérédith Vaillancourt, analyste d'affaires chez Vaillancourt Portes et Fenêtres, pour mieux saisir leurs motivations à entreprendre un virage graduel vers Viridem.
« Nous connaissions le logiciel Viridem de Loginnove puisqu’il nous avait déjà été référé. Nous avions comme projet de le mettre en place éventuellement par souci de modernisation de nos opérations, mais le timing n’était jamais parfait. Disons que lorsque la COVID a frappé, le timing s’est imposé. Il a fallu se réorganiser rapidement. Très rapidement. », explique Mérédith.
Travailler à distance, s’installer un bureau à domicile, c’est bien beau, mais pour quelques départements de Vaillancourt Portes et Fenêtres le télétravail était tout simplement impossible. L’entreprise se classait alors parmi celles complètement dépendantes des processus et archives papier. Il fallait y remédier et vite. « Notre besoin premier était de permettre le télétravail sans avoir à fouiller dans des classeurs pour poursuivre nos activités. », poursuit l’analyste d’affaires.
L’équipe Viridem a donc accompagné celle de Vaillancourt Portes et Fenêtres pour une implantation rapide et graduelle du logiciel pour se libérer du papier et alléger les processus grâce à une solution centralisée et sécuritaire.
La transition vers l’informatisation des documents s’est réalisée par étapes, mais pas lentement pour autant. Bien au contraire ! Chez Vaillancourt, la rapidité d’implantation était l’objectif clé.
C’est donc un département à la fois que le logiciel Viridem a été introduit aux activités de l’entreprise. « Dès le départ, nous savions que nous devions commencer par les ventes parce que c’était beaucoup plus simple à mettre en place. On s’est dit qu’on irait au plus simple et au plus efficace en premier. », ajoute Mérédith.
Cette stratégie d’implantation s’est avérée fort judicieuse puisque l’équipe de Vaillancourt a eu l’occasion de se familiariser au logiciel et d’apprendre son fonctionnement avant de poursuivre à travers les sphères plus complexes de l’entreprise. « En quelques semaines c’était fait ! », se réjouit Mérédith avant de poursuivre « Ça n’a vraiment pas été long, moins de deux mois pour mettre tout ça en place aux ventes. Je suis une grande fervente d’y aller de façon itérative : on règle la phase 1 et on progresse ensuite en étant confiants de la solution innovante qu’on offre à notre équipe. ».
Après les ventes, ce sont les comptes payables qui ont été libérés du fardeau de la paperasse et de l’archivage. « Ce virage nous a permis d’être rapidement libérés du papier dans nos deux plus grands processus administratifs ce qui était notre objectif initial. Nous avons visé la simplicité pour que le logiciel soit mis en place rapidement ; à partir de là, on est conscients qu’il y a matière à optimiser nos processus et on compte bien tirer profit de tous les avantages de Viridem. »
Pour le moment, le logiciel est principalement utilisé pour l’archivage et le flot d’approbation chez Vaillancourt Portes et Fenêtres. L’entreprise est déjà dotée d’une grande équipe de programmation pour gérer leur ERP (Enterprise Ressource Planning) à laquelle s’ajoutent l’expertise et l’accompagnement offerts par Loginnove. Il va sans dire que cette PME d’ici a toutes les ressources en main pour voir grand.
« On est bien équipés et on a l’objectif de pousser plus loin l’intégration de Viridem. Si on avait pu s’imaginer la rapidité d’implantation du logiciel, on aurait fait le virage bien avant ! », conclut Mérédith avec un sourire satisfait.