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Viridem est une solution qui s’inscrit dans une volonté d’évolution et d’amélioration continue. Le logiciel trouve sa pertinence dans un contexte d’innovation et de changements organisationnels. Les méthodes d’archivage et de classement documentaires ne sont plus les mêmes. Les entreprises sont en constante recherche d’outils efficaces pour optimiser leur productivité parce qu’on le sait, le temps est compté.
Qu’est-ce que cela signifie, d’optimiser les processus documentaires? Eh bien, la réponse varie d’une entreprise à l’autre. C’est précisément pour cette raison que Viridem s’adapte facilement d’une entreprise à l’autre et c'est d’ailleurs ce qui a fait pencher le choix de Luc Gamache, président de Gamache Assurances : « J’avais déjà essayé un autre logiciel, mais quand j’ai discuté avec Viridem, j’ai constaté qu’ils pouvaient le personnaliser plus que celui qu’on avait expérimenté et qu’ils pouvaient nous accompagner dans le processus. »
Chez Gamache Assurances, Viridem a d’abord été intégré au département de comptabilité avant d’être utilisé pour la gestion documentaire générale du cabinet.
« La valeur ajoutée de Viridem? L’accompagnement durant l’implantation. Et même après! Ils prennent le temps de bien intégrer et personnaliser le logiciel aux besoins des clients. » mentionne M. Gamache, qui utilise aussi Viridem pour simplifier la gestion et l’archivage de contrats d’assurance.
Comme tout changement dans une organisation, Viridem demande une certaine adaptation de la part de l’usager, ne serait-ce que pour bien comprendre l’outil et toutes les possibilités offertes par ce logiciel. L’équipe de Viridem est là pour accompagner ses clients tout au long de la courbe d’apprentissage qui, règle générale, évolue très vite!
D’ailleurs, Dany Guillemette, directeur des finances et de l’administration du Groupe Signalisation, se dit entièrement satisfait du déroulement de la transition : « La formation s’est bien passée, les différentes interventions aussi. Nous avons parfois eu des questions ou des problématiques avec des factures, nous leur écrivons et nous avons des retours très rapides. » Parlant de très rapide, il faut noter que le Groupe Signalisation s’est vite approprié les commodités du logiciel puisqu’en seulement deux semaines Viridem était fonctionnel au sein de l’entreprise!
En tant qu’employeur, c’est un net avantage d’offrir à son équipe la possibilité de travailler à distance et d’avoir un flux de travail tout aussi fonctionnel. Le logiciel facilite grandement le télétravail puisque tous les intervenants ont accès aux documents, qu’importe où ils établissent leur bureau. Le marché du travail a évolué et Viridem est un logiciel clé pour la transition vers un bureau sans papier.
« C’est sûr que je ne serais plus capable de travailler avec l’ancienne méthode, surtout avec le papier, le classement et le traitement. Viridem est assez flexible au niveau des différents processus et types de documents, donc pour les approbations c’est facile de modifier le système et de faire passer les documents par la bonne personne. De plus, il évolue constamment et nous n’avons pas eu à adapter l’outil à nos besoins. Il serait donc complexe pour moi de ne plus travailler avec eux. » indique M. Guillemette. Bref, une fois Viridem implanté, difficile de s’en passer!