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Le logiciel Viridem est utile à tous les départements administratifs qui soient. C’est d’autant plus vrai quand l’équipe administrative assure la gestion de plusieurs entreprises distinctes. C’est le cas de notre client, le Groupe Bellemare, qui compte sur Viridem pour optimiser les processus administratifs de ses 13 sociétés.
Avec 13 réalités différentes qui multiplient aussi par 13 le nombre de fournisseurs à payer, le côté administratif des comptes fournisseurs était devenu une priorité, pour ne pas dire un problème majeur, au sein du Groupe Bellemare.
« Juste pour l’une de nos divisions, TBL, qui est notre garage interne, ça représente environ 15 000 factures annuellement. On avait un gros besoin en automatisation du processus. » indique Marc Lévesque, directeur technologie et système d’information du Groupe.
C’est l’implication de notre équipe qui a amené le Groupe Bellemare à choisir Viridem pour sa transition administrative vers le numérique : « Chez Bellemare, on ne cherche pas des fournisseurs qui nous disent qu’ils sont les meilleurs. On cherche des partenaires. On veut une vraie connexion, on veut des partenaires qui s’impliquent dans notre réalité. C’est ce que l’on a vite trouvé avec Viridem. » nous mentionne M. Lévesque. Précisons que la relation d’affaires a commencé avec un besoin et une volonté d’adapter notre logiciel pour permettre une connexion avec SAGE X3, le système de gestion utilisé par le Groupe Bellemare.
La flexibilité du logiciel a fait une immense différence de productivité pour la gestion des comptes fournisseurs de notre client. « On cherchait un système qui pouvait se connecter à SAGE X3 pour finaliser les transactions de manière automatisée. On a rencontré Dominique, le président de Viridem, et sa transparence, sa démonstration du logiciel et son ouverture à développer une solution adaptée pour nous ont fait pencher notre choix. » explique M. Lévesque.
Viridem permet, de base, l’automatisation de l’archivage des documents et s’ajoute à cela la compatibilité maintenant possible avec SAGE ; le Groupe Bellemare est bien satisfait du temps qui est sauvé grâce à ces fonctions.
« Les transactions s’envoient directement dans SAGE —Le document rentre par courriel et est envoyé dans Viridem qui l’envoie dans le système comptable SAGE — si toutes les informations sont bien lues, sinon on ajuste et ça repart dans le système, on économise au moins de 50 à 60 % de temps ! » indique Étienne Garon, analyste programmeur pour le Groupe Bellemare, impressionné. Notons qu’en contexte de pénurie de main-d’œuvre, ce gain de temps allège certainement la charge du personnel en place !
Le Groupe Bellemare qui a d’abord découvert l’efficacité de Viridem pour ses comptes fournisseurs a décidé d’étendre l’implantation du logiciel à d’autres sphères de l’entreprise. Le département de santé et sécurité bénéficie désormais d’un soutien numérique. « Dans Viridem il y a toute la notion des formulaires qui peuvent être adaptés à chaque type de travail et ça évite de gérer des formulaires papier. Ça nous a beaucoup interpellés et on commence à utiliser le logiciel pour les formulaires d’accidents et d’achats. On est en refonte à ce sujet. Les formulaires sont conditionnels selon l’étape où ils sont rendus et peuvent être facilement transférés à une autre personne pour la suite des choses. Fini le fameux pad passé de main en main. Tout ça est fait électroniquement maintenant. » explique M. Lévesque.
L’implantation de Viridem n’est pas terminée chez Bellemare vu toutes les sociétés rattachées au Groupe, mais l’intégration avance de manière importante et les résultats sont déjà mesurables (et surprenants !).
« On a ajouté une autre fonction pour l’une de nos compagnies, on a des chargeurs qui remplissent des camions de sable ou d’autres matières pour les clients. Les opérateurs entrent les quantités dans une console qui l’envoie maintenant dans Viridem qui les traite automatiquement pour SAGE pour générer la transaction. Ça représente entre 700 et 1 000 billets de pesée par mois qui sont traités directement grâce à Viridem, tout se fait automatiquement. » dit M. Garon avant de conclure avec un large sourire : « C’est assez majeur ! »
Somme toute, l’installation de Viridem est déjà une vraie réussite pour le Groupe Bellemare !