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Alors que certaines entreprises décident d’intégrer le logiciel Viridem à tous leurs départements en une seule grande migration du papier vers le numérique, Vaillancourt Portes et Fenêtres a choisi une stratégie différente.
Nous nous sommes entretenus avec Mérédith Vaillancourt, analyste d'affaires chez Vaillancourt Portes et Fenêtres, pour comprendre leurs motivations à entreprendre un virage graduel vers Viridem et l’automatisation des comptes payables.
Travailler à distance, s’installer un bureau à domicile, c’est bien beau, mais pour certains départements de Vaillancourt Portes et Fenêtres, le télétravail était impossible. L’entreprise était entièrement dépendante des processus papier et de l’archivage manuel.
« Notre besoin premier était de permettre le télétravail sans avoir à fouiller dans des classeurs pour poursuivre nos activités. », explique Mérédith.
L’équipe Viridem a donc accompagné celle de Vaillancourt Portes et Fenêtres pour une implantation rapide et graduelle du logiciel, centralisant et sécurisant l’ensemble des documents et optimisant les processus administratifs.
La transition vers l’informatisation des documents s’est réalisée par étapes, avec une approche itérative et sécurisée. « Nous avons commencé par le département des ventes, car c’était plus simple et efficace à mettre en place. Ensuite, nous avons progressé vers des processus plus complexes. », précise Mérédith.
En quelques semaines, le département des ventes a été entièrement intégré au logiciel Viridem, permettant une optimisation rapide des processus.
Après les ventes, le logiciel a été déployé sur les comptes payables, libérant l’entreprise du fardeau de la paperasse et de l’archivage manuel. « Cette étape nous a permis d’automatiser nos flux de travail dans les deux plus grands processus administratifs de l’entreprise, ce qui était notre objectif initial. Nous avons visé la simplicité pour permettre une implantation rapide, tout en sachant que nous pourrons optimiser encore davantage nos processus grâce à Viridem. »
Aujourd’hui, Vaillancourt utilise Viridem pour l’archivage intelligent, la gestion des approbations et l’automatisation des comptes fournisseurs, avec l’ambition de tirer parti de toutes les fonctionnalités avancées du logiciel.
Pour le moment, le logiciel est principalement utilisé pour l’archivage et le flux d’approbation. Mais l’entreprise possède une équipe de programmation ERP solide et bénéficie de l’accompagnement de Loginnove. Le potentiel d’expansion de l’usage de Viridem est énorme.
« Si nous avions imaginé la rapidité d’implantation du logiciel, nous aurions effectué le virage bien avant ! », conclut Mérédith, satisfaite.