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Chez Loginnove, nous venons en aide à toutes sortes d’organisations avec le logiciel Viridem. L’un de nos partenaires, l’APCHQ (l’Association des professionnels de la construction et de l'habitation du Québec) un organisme privé à but non lucratif, en est la preuve. Pas besoin d’œuvrer en comptabilité pour constater la valeur ajoutée d’une solution d’automatisation des processus! Nous en avons discuté avec Dominic Veillette, directeur en gestion et indemnisation en service de la santé et de la sécurité du travail à l’APCHQ, qui tire avantage de Viridem au quotidien.
L’APCHQ a pour mission de faire valoir et de développer le professionnalisme de pas moins de 19 000 entreprises membres regroupées dans 13 associations régionales.
On peut donc très bien comprendre que l’organisation avait besoin d’un coup de main avec la classification de document à archiver, et particulièrement pour les réclamations liées à des accidents de travail, comme nous l’a expliqué Dominic. C’est précisément la problématique qui a poussé son équipe à faire appel à celle de Viridem.
Même avant la pandémie, ses collègues et lui étaient déjà en réflexion sur le télétravail et le décloisonnement des postes de travail. Mais c’est vraiment le déménagement de l’APCHQ dans de nouveaux locaux qui a propulsé le changement.
« Avant, on avait environ 150 tiroirs de classeurs de dossiers archivés, dont 60-70 tiroirs avec des dossiers en cours de traitement. Et moi, j’avais déjà en tête de passer au zéro papier. »
Non seulement les documents papiers ne sont pas facilement accessibles en télétravail, mais l’espace disponible dans leur nouvel environnement de travail ne leur permettrait pas de conserver tous ces papiers. Plus que jamais, la numérisation allait de soi.
« Le logiciel a été adapté à nos besoins et nous a beaucoup aidés pour l’espace d’archivage de dossiers lors du déménagement, et pour la gestion documentaire », dit-il. « Au départ, plusieurs étaient froids à l’idée, mais l’équipe de Viridem nous a bien accompagnés et nous a aidés à bien établir la technologie au sein de l’entreprise. »
Dominic ajoute que dans l’esprit de bien des gens, passer à du zéro papier était impossible. « C’est un réflexe normal, de résister au changement. Mais maintenant, tout le monde en voit les bénéfices! »
Le besoin de l’APCHQ était simple : « On voulait simplement pouvoir déposer des documents et les archiver. Le logiciel peut faire beaucoup plus, mais nous, considérant notre volume de paperasse…c’était ce qu’il nous fallait! »
Ça semble peut-être peu, mais tout est une question de volume de documents. Selon Dominic, le gain de productivité est incontestable. « Par exemple, j’avais des milliers de lettres standards à classer. Je les ai mises en fichiers PDF dans Viridem et tout a été traité par le logiciel grâce à la détection automatique de documents. Et hop, dans le bon dossier numérique! »
En effet, tout est standardisé selon les gabarits pré-établis, pas besoin d’épurer le dossier et de vérifier qu’il est bien monté. Les employés aiment beaucoup le décloisonnement que ce changement permet. Les postes de travail n’existent plus; on peut travailler de n’importe où à travers le monde.
« Depuis septembre 2020, on est purement zéro papier! Pour citer un collègue, Viridem est comme une bibliothèque collective dans laquelle tout le monde peut trouver n’importe quel document selon nos données d’archivage. En trois mots, c’est simple, facile et efficace. » Tellement, que Dominic travaille fort pour l’implanter dans d’autres départements. « Il faut opter pour l’argument de l’augmentation de la productivité. »
Lorsqu’on demande à Dominic s’il aurait de la difficulté à se passer du logiciel aujourd’hui, il avoue qu’il ne pourrait pas retourner dans le passé avec du papier : son premier projet serait de numériser tous les dossiers. Il affirme être pleinement satisfait du choix de l’APCHQ et de la réponse de Viridem à leurs besoins.
« Quand je me mets à parler de Viridem, j’arrête plus. Je devrais être à la commission », lance-t-il en riant. « Est-ce que Viridem fait des t-shirts? J’en achèterais! »