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La GED avancée, qu’est-ce que c’est exactement?

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La GED avancée, qu’est-ce que c’est exactement?
La GED avancée, qu’est-ce que c’est exactement?
9 avril 2021

Vous avez sans doute déjà entendu parler de la Gestion Électronique des Documents, communément appelée la GED. Mais la GED avancée, ça vous dit quelque chose?

De plus en plus présente dans les entreprises au Québec comme partout à travers le monde, la GED avancée comporte de nombreux avantages, surtout avec la pénurie de main-d'œuvre et le contexte actuel de télétravail que nous connaissons.

Dans cet article, on vous explique ce qu’est la GED avancée et comment elle peut aider les entreprises à élever d'un cran la gestion documentaire.

Revenons à la base : la GED, c’est quoi?

Par définition, la Gestion Électronique de Documents (GED) regroupe l'ensemble des techniques et des pratiques nécessaires pour l'organisation et le partage de documents électroniques au sein d'une entreprise.

Concrètement, cela signifie que vous pouvez ajouter, classer et conserver divers documents au format électronique plutôt qu’au format papier. Le stockage électronique est beaucoup plus efficace qu’un stockage papier, autant en termes d’espace physique requis qu’en termes de possibilité de créer des copies de sauvegarde. 

La GED peut s'effectuer à l’aide d’un serveur informatique ou d’un logiciel de GED de base. Toutefois, dans les deux cas, l’intervention humaine est requise. Par exemple, archiver des documents dans un serveur nécessite plusieurs étapes qui ne sont pas exemptes d'erreur. L’humain doit renommer le document, le classer dans le bon répertoire et espérer que personne ne le déplace ou le supprime par erreur.

Avec un serveur, la méthode reste très manuelle et complexe, la recherche est longue et ardue. Bref, il y a très peu d'économie de temps. Dans une solution de GED de base, certaines fonctionnalités vous permettent d'accélérer la recherche et le classement, mais sans plus.

Conseil d’expert : si vous lisez cet article, c'est sûrement parce que vous vivez des enjeux en matière de gestion de documents. Voici donc comment la GED avancée peut vous amener à en faire encore plus.

La GED avancée pour aller plus loin

Un logiciel de GED avancée comme Viridem va bien au-delà des fonctions d’archivage et de recherche de la GED. Il diminue non seulement le temps de classement et de recherche de documents, mais il vise aussi à automatiser vos processus de travail en vous offrant de nouvelles options comme :

  • l’assemblage et le classement automatiques des documents;
  • l’encadrement des opérations avec les flux de travail personnalisables (workflows);
  • l’approbation sans papier et structurée des documents;
  • la validation automatique des données (ex. : s’assurer que le montant de la facture concorde avec le montant du bon de commande);
  • la saisie automatisée des données dans les systèmes financiers ou ERP.

Peu utilisée jusqu’à maintenant, la GED avancée est actuellement en émergence dans nos PME. Pourquoi? Parce qu'avec tout ce qui se passe dans l'actualité, combiné à la pénurie de main-d'œuvre, les entreprises doivent trouver des solutions et des alternatives à leurs enjeux.

La GED avancée apporte des solutions simples et rapides comme la mise en place de processus automatisés pour l’approbation de documents par exemple. Bref, en fin de compte, retenez que vos ressources pourront en faire plus, et ce, avec moins d’efforts et plus d’efficacité.

Ainsi, vous pourriez décider d’instaurer un processus automatisé pour l’approbation des factures de vos fournisseurs. À la réception de la facture, Viridem ira chercher le bon de commande et validera les montants. Si les montants concordent, Viridem enverra directement les données dans l’ERP ou le système financier. Si les montants ne concordent pas, Viridem s'occupera alors d'acheminer la facture à la personne responsable d'approuver l'achat fait au fournisseur. Viridem lui enverra même une notification si elle oublie d'approuver la facture.

***

Avec tous ses avantages, sans les inconvénients, le logiciel de GED avancée Viridem est accessible aux petites, moyennes comme aux grandes entreprises. L’une de ses forces qui le distinguent des autres joueurs, c'est une solution intelligente simple d’utilisation et  très flexible, adaptée quelque soit la taille et les besoins de votre organisation. Si bien que le ROI avec Viridem s’observe habituellement dès la première année.

Voyez-le pour le croire ! Réservez votre démo gratuite sans engagement de votre part. Lors de cette rencontre exploratoire, nous évaluerons ensemble le potentiel d'automatisation de vos processus.