Virage numérique : 5 raisons qui vous empêchent de passer à l’action

Pourquoi votre PME devrait enfin prendre le virage numérique : 5 obstacles et solutions

Saviez-vous que près de quatre PME sur cinq au pays n’ont pas encore pris le virage numérique? Si vous faites partie de ce groupe, rassurez-vous : il n’est pas trop tard pour amorcer la transformation digitale de votre entreprise! La crise sanitaire de la COVID-19 a montré toute l’importance de mettre en place des outils numériques efficaces pour le télétravail et la gestion électronique de documents (GED). Voici les cinq principales raisons qui freinent peut-être votre passage au numérique et comment les surmonter.

1. La peur du changement au travail

S’adapter à de nouveaux outils et à l’automatisation des processus n’est pas toujours facile, surtout dans un contexte mouvementé. La bonne nouvelle, c’est que le virage numérique peut se préparer soigneusement, que ce soit avec des experts internes ou externes. Pour réussir, il faut obtenir un taux d’adhésion d’au moins 75 % des gestionnaires. Comment y parvenir?

• Présentez des chiffres et des arguments concrets sur les avantages de la GED et de l’automatisation des tâches administratives.

• Communiquez régulièrement avec les gestionnaires et les employés.

• Montrez clairement comment vos employés gagneront du temps grâce à l’automatisation des processus.

• Invitez vos équipes à participer activement au changement numérique.

Le virage numérique est un projet développé par et pour des humains. Informer et écouter vos équipes permet de dissiper les craintes et de favoriser l’adoption.

2. Les coûts élevés du virage numérique

Beaucoup d’entreprises québécoises craignent l’aspect financier du numérique. Pourtant, les économies à long terme sont importantes :

• La saisie de données peut être réduite jusqu’à 80 % grâce à une solution GED avancée.

• Le temps moyen de recherche de documents passe de 5 minutes à seulement 10 secondes.

• Le délai de traitement des documents chute souvent de moitié.

• Le retour sur investissement (ROI) est généralement observé dès la première année.

L’automatisation des tâches administratives et des comptes payables permet donc de réduire les coûts et d’améliorer la productivité de l’entreprise.

3. La crainte de ne pas savoir par où commencer

Le passage au numérique peut sembler complexe. Plusieurs entreprises se demandent par où débuter. Quelques bonnes pratiques :

• Identifier les problèmes actuels et les tâches répétitives à automatiser.

• Évaluer le niveau de maturité numérique de votre organisation.

• Monter un plan structuré d’implantation, étape par étape.

Chaque gain obtenu avec l’automatisation des processus sert de tremplin pour motiver vos équipes et renforcer l’engagement collectif.

4. L’appréhension des outils numériques

Les employés peuvent avoir peur des nouveaux outils par manque de confiance ou de compétences informatiques. Pour réduire cette appréhension :

• Offrez une formation complète sur la GED et l’automatisation des tâches administratives.

• Fournissez un manuel d’utilisation clair et accessible.

• Désignez un intégrateur Viridem pour accompagner vos équipes et répondre à toutes les questions.

Ainsi, vos employés gagnent en autonomie rapidement et peuvent tirer pleinement profit de l’automatisation des processus.

5. Le choix difficile parmi tous les outils numériques

Dans un marché saturé, choisir le bon logiciel de gestion électronique de documents (GED) peut sembler compliqué. Chaque entreprise est unique, et la flexibilité est clé. Le meilleur moyen de décider? Tester les solutions.

Chez Viridem, nous offrons une démo gratuite de notre logiciel GED conçu pour automatiser les processus et optimiser les performances organisationnelles. L’essayer, c’est l’adopter!

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