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Le travail d’équipe, surtout à distance, amène de nouveaux défis. Chacun a son propre rythme : pendant que les parents concilient travail et famille, d’autres sont peut-être davantage productifs tôt le matin ou en fin de journée... Bref, les membres de l’équipe ne sont pas toujours branchés simultanément.
Mais heureusement, il existe des outils pour améliorer la communication interne et simplifier le travail d’équipe. L’objectif : accroître l’efficacité globale de l’entreprise, sans pour autant que ce soit compliqué à implanter. Et là-dessus, on peut vous dire que Viridem comble toutes les attentes et même plus! Voici pourquoi.
Plus qu’un outil de gestion, Viridem est un précieux coéquipier virtuel qui vous accompagne partout. Au bureau ou en télétravail, il suffit de vous connecter pour accéder à tous vos fichiers, peu importe l’heure de la journée.
Vous cherchez la nouvelle version d’un plan ou encore le dessin technique mis à jour par un collègue? Lancez simplement votre recherche avec un mot-clé. Viridem retrouve ce dont vous avez besoin en seulement quelques secondes, imaginez!
Et en plus de vous faire gagner du temps – beaucoup de temps –, Viridem élimine les risques de perte de documents. Dès sa numérisation ou sa saisie, chaque document est automatiquement analysé par Viridem qui permet d’extraire, valider, et classer ses données. Sans compter que l'ensemble des opérations journalières est enregistré. Ainsi, les membres de l’équipe avancent à leur rythme, sans ralentir la cadence du groupe.
Avec le télétravail, les congés pour obligations familiales et les vacances, obtenir une approbation ou remplir un formulaire à distance peut devenir un véritable casse-tête. Encore une fois, Viridem facilite le travail d’équipe et la transmission de documents internes grâce à ses flux de travail.
En fait, vous pouvez automatiser en moyenne 50 % des étapes d’un processus type de chaque département de votre entreprise. Par exemple, l’approbation des notes de frais des employés peut être automatisée, tout comme la gestion de formulaires à remplir lors de l’embauche d’un nouvel employé.
Viridem s’occupe de gérer l'ensemble du processus en soumettant les documents pour approbation aux personnes concernées. Fini les échanges de courriels, les notes de suivi griffonnées sur le coin d’une table et les rappels à gauche et à droite : Viridem le fait automatiquement et sans risque d’erreur.
Il se connecte aussi à divers systèmes financiers comme Sage, Acomba et Dynamics ainsi qu’à plusieurs ERP comme Genius, SAP Business One, D365, Fidelio et Prextra, pour ne nommer que ceux-ci. Voyez-vous tout le temps et toute l’énergie que vous pourriez économiser sans même changer de système financier ni d’ERP?
Pierre angulaire du travail d’équipe, la gestion de projet se complexifie en ces temps de pandémie. Les repères que nous avions au bureau ne sont plus forcément les mêmes avec l'implantation du télétravail et des autres mesures sanitaires. Mais une chose ne change pas : Viridem est toujours à votre disposition.
Le matin avec votre café ou entre deux réunions virtuelles, demandez-lui de sortir l’information dédiée à un projet en particulier. Rien de plus simple, sachant que la GED avancée permet le classement automatique des documents selon une nomenclature plus claire et précise que le classement manuel. Vous saurez alors qui a travaillé sur quoi, où en est rendu le projet et si tout progresse selon votre échéancier initial.
Du coup, vos communications d’équipe deviendront bien moins lourdes et prenantes, puisque tout le monde aura accès à l’information du projet en temps réel. Un soulagement pour plusieurs, considérant que l’on consacre au-delà du quart de notre semaine de travail à lire, répondre et envoyer des courriels (selon une étude du McKinsey Global Institute). Ouf!
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Quand on y pense, le système de GED avancée de Viridem aide les équipes comme la vôtre à augmenter leur performance, tout en restant en contact malgré la distance. Une équipe efficace, organisée et motivée peut accomplir de grandes réussites, à condition d'avoir les outils pour y arriver. Et Viridem offre justement cette valeur ajoutée qui contribuera à transformer votre excellente équipe en une équipe exceptionnelle!