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De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés liées à la gestion des factures sans logiciel d’automatisation. Ce mode de fonctionnement entraîne des pertes de temps, erreurs fréquentes, ralentissements dans le traitement des comptes payables et coûts élevés.
L’automatisation des processus payables et la mise en place d’une gestion électronique de documents (GED) offrent une solution efficace, capable d’accélérer le traitement des factures tout en assurant la fiabilité et la sécurité des données.
Selon McKinsey Global Institute, environ 19% du temps de travail est consacré à la recherche d’informations dispersées, ralentissant la gestion administrative.
Le traitement manuel des factures reste encore largement utilisé. Selon Ardent Partners (2023), le coût moyen de traitement d’une facture manuelle est de 25 $ CAD et corriger une erreur de facture peut coûter jusqu’à 69 $ CAD (IOFM, 2020).
En moyenne, 15 % des factures contiennent des erreurs, ce qui entraîne des retards de paiement et des coûts supplémentaires (European e-Invoicing Study, 2021).
Pour un employé avec un salaire moyen de 55 000 $ CAD/an et 17 % de charges patronales, le coût total par employé s’élève à 64 330 $ CAD. Si 19 % de son temps est consacré à la recherche d’informations, cela représente 12 227 $ CAD/an de valeur de travail gaspillée.
Pour illustrer notre essai, prenons un exemple concret avec une entreprise qui traite 500 factures traitées manuellement par an :
Avec l’augmentation du volume de factures, les dépenses s’aggravent, montrant que l’automatisation des tâches administratives devient incontournable.
| Nombre de factures/an | Coût total annuel estimé |
| 500 | 29 937 $ CAD |
| 1 000 | 59 874 $ CAD |
| 2 000 | 119 748 $ CAD |
Un logiciel d’automatisation des comptes payables, couplé à une solution de gestion électronique de documents, simplifie les processus, réduit la gestion du papier de bureau et accélère les flux de travail pour la gestion des documents.
La GED automatisée permet d’organiser, stocker et retrouver aisément les documents, participant pleinement à la mise en place d’un bureau sans papier.
Selon Ardent Partners (2023), cette automatisation autorise :
Certaines solutions se reposent exclusivement sur l’intelligence artificielle pour automatiser intégralement le traitement des factures. Cette approche peut occasionner des erreurs de reconnaissance, des données mal interprétées, des incohérences, affectant la fiabilité des process.
Viridem préfère une approche alliant automatisation classique et fonctionnalités IA ciblées, intégrées pour soutenir la reconnaissance et la validation des données tout en conservant la supervision humaine. Cette méthode évite les erreurs critiques liées aux mauvaise données ou erreurs, connues sous le nom d’hallucinations de l’IA.
Même en ayant un ERP performant, investir dans un logiciel dédié à l'automatisation des comptes payables apporte une évolution significative. Un ERP gère globalement les opérations de l’entreprise, mais un logiciel spécialisé pour les comptes payables optimise spécifiquement le traitement des factures et d’autres documents relatifs aux besoins.
Avec un logiciel dédié, l’entreprise bénéficie de :
Depuis plus de dix ans, Viridem accompagne ses clients dans la transition vers l’automatisation des tâches administratives avec son logiciel éprouvé de gestion électronique des documents avec des fonctionnalités IA rigoureusement sélectionnées.
Notre solution fournie des flux de travail automatisés adaptés aux spécificités de votre secteur d’activité et une compatibilité avec vos ERP.
L’automatisation des comptes payables avec notre solution n’est pas seulement une économie : c’est un investissement rentable qui vous fait gagner du temps et de l’argent. Selon le volume de factures et l’organisation de l’entreprise, le retour sur investissement (ROI) peut être estimé entre 6 mois et 1 an.
En plus du ROI rapide, avec Viridem vous :
Piloter l’automatisation des processus payables avec Viridem, c’est choisir l’efficacité, la fiabilité et un retour sur investissement rapide. Notre technologie hybride garantit des opérations sûres, une réduction substantielle des coûts, et une meilleure productivité.
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Sources :
Les sources mentionnées initialement des coûts en $ US, pour le besoin de l’exercice nous avons effectué la conversion en $ CAD.