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Les entreprises font face à des exigences croissantes en matière d’efficacité, de conformité et de maîtrise de la complexité administrative. L’automatisation intelligente, fondée sur des avancées scientifiques solides, révolutionne la gestion administrative. En combinant intelligence artificielle (IA), extraction structurée intelligente de documents et robotisation des processus (RPA), cette transformation va bien au-delà de la simple décharge des tâches répétitives. Elle permet de créer des organisations plus agiles, précises et résilientes, notamment dans l’automatisation des comptes payables, un levier essentiel pour la compétitivité et la sécurité financière.
Les innovations scientifiques majeures pour l’automatisation administrative
1. Intelligence artificielle et machine learning
Des chercheurs en informatique appliquée et confirment que l’IA, notamment le machine learning et le NLP (Traitement Automatique du Langage Naturel : capacité des ordinateurs à comprendre et analyser le langage humain écrit ou parlé), automatise efficacement la lecture, la validation et l’analyse des données issues de volumes importants de documents administratifs. Cette automatisation réduit considérablement les délais, diminue les erreurs humaines et libère les collaborateurs pour des activités de contrôle et d’analyse à plus forte valeur ajoutée.
Cependant, bien que le machine learning ait fait d’énormes progrès et soit de plus en plus performant, cette technologie reste en cours d’évolution et pose certaines limites techniques et opérationnelles. C’est pourquoi son intégration dans les solutions d’automatisation se doit de demeurer encore partielle et prudente.
2. Extraction structurée intelligente de documents
Une technologie avancée d’extraction structurée permet d’identifier, d’extraire et d’intégrer automatiquement une grande majorité des documents de gestion courants : factures, bons de commande, pièces justificatives, indépendamment de leur format, structure ou disposition. Plutôt que d’utiliser des modèles rigides, cette approche analyse de manière dynamique la structure du document, les éléments visuels et le contexte, détectant précisément les zones d’intérêt (montants, dates, références).
Pour les documents atypiques ou complexes, l’IA complète cette reconnaissance documentaire en intégrant un contrôle humain. Cette synergie permet un gain de temps important, réduit fortement la saisie manuelle et les contrôles, et limite les erreurs quantitatives et qualitatives comparées à une automatisation reposant uniquement sur de l’IA générative.
3. Une approche efficace mêlant reconnaissance documentaire et intelligence artificielle
Cette approche hybride, mêlant reconnaissance documentaire et intelligence artificielle supervisée, suscite un intérêt croissant chez les chercheurs et experts en automatisation. Elle représente un compromis optimal entre innovation et fiabilité. L’extraction structurée assure une robustesse native face à la diversité documentaire, tandis que l’IA intervient pour apprendre et traiter les cas exceptionnels, favorisant ainsi une amélioration continue du système.
Selon le rapport annuel 2023-24 de Datamatics, leader dans les solutions combinant Robotisation des Processus Automatisés (RPA) et Intelligence Artificielle (IA), l’intégration de ces technologies permet un traitement hybride des documents qui améliore significativement la précision et l’efficacité opérationnelle. En combinant des méthodes d’extraction basées sur des règles avec une analyse pilotée par IA, les entreprises bénéficient d’une meilleure évolutivité tout en réduisant les taux d’erreurs et en assurant la conformité réglementaire. Ce modèle hybride favorise un apprentissage continu, une gestion efficace des exceptions, et permet une évolution progressive des systèmes tout en minimisant l’intervention humaine.
Nous travaillons en continu l’intégration de l’auto-création de gabarits, faire de manière progressive et toujours sous contrôle humain pour garantir la fiabilité. Cette capacité sera développée au fil du temps, en privilégiant systématiquement la précision à la quantité, afin de préserver la qualité, la conformité et la sécurité.
Le mode fonctionnement hybride réduit les risques d’erreurs liés aux « hallucinations » des IA génératives pures, facilite le respect des normes internationales, et optimise la traçabilité des opérations. Il oriente les exceptions vers une validation humaine ciblée, évitant une mobilisation inutile des équipes. Cette architecture garantit également une évolutivité maîtrisée, permettant d’intégrer progressivement les innovations validées scientifiquement, sans rupture dans le fonctionnement des logiciels.
Pourquoi la préconfiguration des flux de travail ?
L’automatisation des processus administratifs orchestre aujourd’hui les étapes clés : de la réception du document à la validation, la conformité réglementaire (en fonction des exigences propres à chaque pays), jusqu’à l’archivage et la traçabilité. Cette organisation permet de structurer la gestion, d’améliorer la sécurité, et de recentrer les collaborateurs sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Pour renforcer cette orchestration, il est préférable de disposer dès maintenant d’une gamme de flux de travail préconfigurés. Ces flux de travail standards, inspirés des meilleures pratiques, forment une base fiable et homogène qui facilite la standardisation, accélère le déploiement, réduit les erreurs et favorise la conformité. En effet, nous pensons que la disponibilité d’une bibliothèque de flux de travail préconfigurés, fondée sur les meilleures pratiques métier, est indispensable pour accélérer le déploiement, réduire les erreurs et assurer la conformité.
À terme, l’évolution des technologies pourra permettre d’ajouter une couche d’intelligence artificielle capable d’adapter dynamiquement ces flux aux cas particuliers et aux exceptions, en apprenant progressivement des situations réelles pour optimiser les processus. Cette complémentarité, même si elle n’est pas encore pleinement opérationnelle, est identifiée par la recherche comme un facteur clé de succès : l’étude d’Artefact et Odoxa (2025) : Le Futur du Travail avec l’IA, recommande justement l’intégration progressive d’agents IA pour venir enrichir et personnaliser les flux de travail préétablis au fil de la maturité technologique.
En somme, mettre en place une bibliothèque de flux de travail préconfigurés constitue aujourd’hui un socle essentiel, tandis que l’IA, lorsqu’elle sera pleinement maîtrisée, offrira à l’avenir la flexibilité et l’adaptabilité requises pour garantir rapidité, précision et évolutivité dans l’automatisation des processus.
1. Limites des approches de l’IA générative
Bien que puissants, les modèles IA génératifs, tels que les grands modèles linguistiques (LLM), présentent plusieurs limitations confirmées par les recherches : difficulté à gérer correctement les documents peu structurés ou très hétérogènes ; risque élevé d’erreurs ou d’interprétations erronées difficiles à contrôler dans un contexte financier sensible ; problèmes d’explicabilité et de conformité réglementaire difficiles à résoudre.
À la lecture des articles scientifiques cités en sources, il est nécessaire d’avoir encore du recul et de la prudence dans leur déploiement intégral, et les recherches recommandent plutôt des solutions hybrides, plus sûres et efficientes.
2. Impacts et bénéfices observés à l’utilisation d’un logiciel hybride
L’automatisation intelligente, et plus particulièrement l’approche hybride combinant extraction structurée et intelligence artificielle, apporte des bénéfices tangibles et mesurables aux entreprises.
Les organisations qui automatisent leur gestion documentaire constatent une nette réduction du temps de traitement des factures et autres documents. Ce gain s’explique autant par la suppression des tâches manuelles répétitives que par la rapidité accrue d’extraction, de vérification et d’archivage permise par l’IA et les flux de travail configurés.
L’automatisation entraîne également une diminution significative des erreurs et des ressaisies. De plus, l’IA détecte et signale les incohérences, réduisant ainsi les interventions correctives nécessaires.
En termes de ressources humaines, la suppression des tâches chronophages permet aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse, le conseil ou l’innovation, ce qui améliore la productivité et la motivation des équipes.
La sécurité et la conformité sont renforcées grâce à un processus global, du traitement initial à l’archivage, qui répond mieux aux exigences réglementaires via la traçabilité, l’auditabilité, et l’intégration automatique des nouvelles règles.
Par ailleurs, la fiabilité des paiements et des relations fournisseurs s’en trouve améliorée : les règlements sont effectués plus rapidement et avec moins d’erreurs, ce qui optimise la trésorerie et réduit les risques de pénalités ou de litiges.
Comme souligné précédemment, l’approche hybride est reconnue comme l’une des solutions les plus pragmatiques, car elle limite les risques d’erreurs majeures (notamment les « hallucinations » générées par l’IA seule) tout en assurant une stabilité technologique. Elle bénéficie aussi d’une meilleure acceptation par les utilisateurs, grâce au maintien d’une supervision humaine sur les cas exceptionnels, favorisant ainsi l’appropriation et la réussite des projets d’automatisation.
En perspective, les progrès attendus dans les domaines de l’analyse prédictive et de la détection automatique d’anomalies permettront à l’IA d’aider davantage les entreprises à anticiper leurs besoins, gérer la conformité en temps réel et accélérer la prise de décision. Ces avancées contribueront à renforcer l’agilité et la compétitivité des organisations, même si leur pleine concrétisation dépendra du rythme des innovations technologiques.
Viridem : la technologie avancée et le positionnement consolidé
Depuis 2013, Viridem s’est constamment positionné à la pointe de l’innovation technologique dans le domaine de l’automatisation documentaire. Forts de cette longue expérience, nous avons su intégrer au fil des années les avancées les plus significatives, notamment en intelligence artificielle et en extraction structurée, tout en maintenant une architecture robuste et éprouvée.
Cette démarche équilibrée entre innovation continue et fiabilité consolidée est au cœur de notre approche. Nous ne cessons d’enrichir notre plateforme avec des technologies de pointe, tout en conservant les fondations solides qui ont fait leurs preuves auprès de nos utilisateurs. Ainsi, Viridem garantit une solution performante, stable et conforme, capable de s’adapter aux exigences réglementaires et aux évolutions du marché.
Notre engagement est de fournir une automatisation intelligente qui allie agilité et sécurité, permettant à chaque organisation de bénéficier des dernières avancées technologiques sans jamais compromettre la qualité ni la maîtrise des risques. Cette vision assure une évolution progressive, maîtrisée et pérenne, au service de la performance et de la sérénité opérationnelle.
Sources :