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Entreprendre une transition administrative vers une gestion numérique intégrée et automatisée est un processus qui nécessite une certaine réflexion en amont. La décision n’est pas une mince affaire et plusieurs critères entrent en ligne de compte pour qu’une entreprise s’assure de faire un choix judicieux. Nous vous avons donc listé les principales raisons qui, selon nos clients, font de Viridem un réel atout pour leur entreprise.
Dans la majorité de nos installations, les entreprises en sont à leur première migration pour abandonner le traitement papier de leurs documents. Cette étape peut sembler insécurisante. Est-ce que la transition se passera bien? Le processus sera-t-il laborieux?
Du côté de notre équipe, chez Viridem, nous en avons vu d’autres et nous savons exactement comment vous accompagner vers une installation réussie! L’implantation se fait petit à petit en commençant par les sphères administratives qui auront le plus grand impact sur l’optimisation de vos processus. L’installation complète, bien qu’en constante évolution, se fait en moyenne en 3 mois durant lesquels vous serez accompagné. Déjà, vous ne voudrez plus vous passer de notre logiciel!
Nos clients sont (avant même de devenir clients) souvent étonnés de tout ce que nous sommes prêts à faire pour que notre solution réponde bien à leurs besoins. Nous prenons le temps de comprendre la réalité de chaque entreprise, adaptons le logiciel en cas de besoin et nous offrons les formations nécessaires pour que vos ressources comprennent bien Viridem et toutes les possibilités qu’il permet!
Un grand avantage de choisir Viridem est que le soutien technique se trouve à Victoriaville, au même endroit où le logiciel a été développé et est continuellement amélioré. Ça nous simplifie la vie et la vôtre aussi!
L'implantation se fait rapidement, votre équipe est vite autonome et les retombées ne se font pas attendre! La majorité du temps, nous commençons l’installation du logiciel auprès du département des comptes fournisseurs puisque c’est souvent à cet égard que le retour sur investissement est le plus important. Disons que vous traitez environ 800 factures mensuellement (et manuellement!) et que ces factures doivent passer entre les mains de plusieurs personnes pour différentes vérifications et approbations, nous pouvons estimer que chaque facture à payer nécessite environ 15 minutes de votre temps en tout et partout. Soyons francs, c’est souvent même plus! Faites le calcul! 800 factures, multipliées par 15 minutes, c’est 200 heures par mois que vous gagnez! 200 heures multipliées par le taux horaire de votre personnel administratif, c’est notable comme économie mensuelle.
Nous venons de le constater, Viridem vous fait économiser du temps. Beaucoup de temps. Voici l’opportunité d’affecter votre personnel à des tâches plus rentables pour l’entreprise et plus gratifiantes pour vos employés. « On a beau vouloir embaucher de nouveaux arrivants, former des étudiants, on ne peut pas les inventer! Alors, soit on trouve plus de monde pour travailler, soit on automatise des tâches à moindre valeur ajoutée », constate Dominique Bernier, président et cofondateur de Viridem.
En passant en mode numérique avec Viridem, on évite les erreurs, les factures égarées ou oubliées sur un coin de bureau! Une fois de plus, on sauve du temps! Et, en archivant vos documents avec Viridem, vous facilitez vos recherches documentaires! Notre système considère les métadonnées, c’est-à-dire que votre Viridem reconnait les caractères numérisés, soit le contenu de vos documents. Lors d’une recherche simple, par exemple, Viridem considère le contenu de vos documents, pas seulement leur titre, pour inclure tout ce qui peut être pertinent dans vos résultats de recherche. C’est la reconnaissance optique des caractères (ROC ou OCR en anglais), vous allez voir, c’est pratique! C’est une judicieuse façon d’organiser vos documents liés aux ressources humaines ou à la prévention en santé et sécurité par exemple.
Puisque vos documents sont sécurisés en ligne, sur vos propres serveurs ou en mode infonuagique sur des serveurs distants, le besoin de salles d'archivage est révolu!
Finies les boites de paperasse empilées dans lesquelles l’information est longue et difficile à trouver. Avec le télétravail qui est devenu de plus en plus populaire, beaucoup d’entreprises choisissent de déménager pour réduire leur espace de bureaux, pourquoi déménager avec vous autant de papier?
Avec vos documents importants maintenant accessibles de partout, votre équipe peut se permettre de travailler ailleurs qu’à votre place d’affaires officielle en étant tout aussi efficace. Ce besoin a été criant durant la pandémie et l’est encore aujourd’hui avec une demande des employés de poursuivre en télétravail ou en mode hybride. L’implantation du logiciel Viridem à vos opérations vous permet ainsi une meilleure rétention de votre équipe de travail et vous ouvre la voie pour recruter au-delà de votre périmètre habituel.
Il va sans dire qu’une diminution du papier est favorable pour l’environnement. Bien que ce gain écologique soit notable pour une entreprise qui a l’habitude de tout gérer en version imprimée, pour la nouvelle génération de travailleurs, un bureau qui minimise son utilisation des ressources, ça devrait aller de soi! De passer au mode sans papier, c’est en plein le genre d’actions qui démontre une concordance de valeurs et qui pourrait favoriser le recrutement. Encore fait-il que les autres opérations de l’entreprise soient cohérentes avec cette conscience écologique!
Avec tous les points déjà énumérés, votre bénéfice est clair. Tout se fait plus rapidement : l’approbation de factures, le traitement des paiements, la recherche documentaire, l’archivage, etc. En automatisant vos processus, vous vous sauvez de plusieurs étapes qui nécessitent autrement une intervention humaine, comme les multiples courriels de suivis d’approbation. Vous savez de quoi on parle! Puis, aucuns frais transactionnels ne sont facturés pour votre utilisation de Viridem qui deviendra vite votre allié au quotidien.
Depuis sa création, Viridem a déjà été amélioré et modifié pour rendre son utilisation simple et efficace. Nous sommes conscients que chacun de nos clients a une réalité qui lui est propre. Nous nous dévouons à comprendre les réels besoins des entreprises qui nous choisissent comme partenaires pour leur offrir une configuration personnalisée de Viridem.
Nous pourrions vous lister encore plusieurs avantages de notre logiciel et vous expliquer en détail comment il serait bénéfique pour vos opérations. L’idéal serait de planifier une rencontre pour voir une démo de notre solution. Le plus tôt sera le mieux (pour vous!).
Ne remettez pas votre retour sur investissement à plus tard.
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