Blogue
La gestion électronique de documents avancée (GED) offre son lot d’avantages pour quiconque souhaite optimiser les processus de travail dans son entreprise. Mais concrètement, qu’est-ce que ça signifie ? Quelles tâches Viridem effectue-t-il si bien pour augmenter l’efficacité d’un système manufacturier entier ?
Rachel Martel est coordonnatrice en administration et ressources humaines chez Loginnove depuis maintenant trois ans. On s’est dit qu’elle serait la mieux placée pour nous expliquer comment Viridem lui simplifie la vie au quotidien.
Alors on lui a demandé.
Rachel l’avoue d’emblée, Viridem est particulièrement utile en comptabilité. Comptes payables ou recevables, suivi de la facturation, approbation des factures et des bons de commande et classement des factures : vous pouvez compter sur le logiciel pour mettre de l’ordre dans les finances de votre entreprise.
« Je m’en sers tous les jours. Il est toujours ouvert et je ne pourrais plus m’en passer pour la comptabilité ! », affirme-t-elle.
« Il faut savoir que Viridem est configuré dès le départ selon l’utilisation que l’on souhaite en faire », nous explique-t-elle. Chez Loginnove, les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures directement à Viridem via une adresse courriel liée au logiciel. Viridem a déjà détecté et extrait les champs contenant des informations clés comme la date, le montant total, le nom du fournisseur et le numéro de facture lorsque cette dernière est déposée dans le panier de travail de Rachel. Un coup d’œil rapide suffit avant de les envoyer en approbation. Le processus s’effectue de A à Z avec un minimum d’interventions humaines.
Comme le système contient déjà les informations de chaque fournisseur, les factures sont automatiquement classées dans le bon dossier et, surtout, dans le grand livre comptable associé. « Normalement, on se pose toujours un peu de questions… Il faut revalider les informations. Mais pas avec Viridem ». Eh non, parce qu’avec Viridem, tout est toujours à jour, au bon endroit, sans lever le petit doigt.
« Sans le logiciel, quelqu’un devrait effectuer toutes ces vérifications-là, très mécaniques, tandis qu’un robot peut le faire. Ça réduit la charge de travail et pendant ce temps-là, les humains peuvent faire des choses beaucoup plus intéressantes et productives ! », s’exclame Rachel.
Et pas de soucis à se faire côté confidentialité. Lors de la configuration du logiciel, pour chaque type de document, on doit choisir la ou les personnes qui y auront accès. Nom d’utilisateur et mot de passe ultra-sécuritaire sont requis pour chaque utilisateur.
« Et c’est sûr qu’au niveau de la recherche en général, c’est super pratique. On a juste à écrire des mots-clés dans l’outil de recherche de Viridem et on trouve facilement ce qu’on cherche. C’est pas mal plus facile que d’avoir à fouiller dans un classeur ! »
Parce que chez Loginnove, chaque document important est numérisé, puis simplement déchiqueté. Tant que les mots sur le papier sont lisibles et écrits à l’ordinateur, la plateforme pourra les lire grâce à son OCR — son outil de reconnaissance de caractères, ou Optical Character Recognition, en anglais.
« On peut presque dire qu’on est un bureau sans papier. En tout cas, il n’y a pas beaucoup de classeurs ici ! » En effet, pas besoin de dossiers papier quand Viridem permet de développer ses bases de données personnalisées. À titre d’exemple, une base de données en ressources humaines va contenir les fiches des employés, les ententes de confidentialité, les documents d’adhésions aux REER et aux assurances collectives. Ainsi, tout ce qui concerne votre personnel est conservé par Viridem de manière confidentielle, mais on peut en faire autant avec n’importe quel type d’informations.
« Le connecteur analytique est en fait un fichier Excel mis à jour automatiquement avec toutes les données contenues dans Viridem », nous explique Rachel. Chaque fois qu’un champ a été identifié comme métadonnées, l’information qui s’y trouve est extraite et classée dans le fichier. On peut ensuite s’en servir pour les analyser comme bon nous semble, en les transférant dans un logiciel de comptabilité ou en créant des graphiques, par exemple.
Rachel insiste sur la polyvalence permise par le connecteur analytique : « si jamais le logiciel ne fait pas quelque chose, on est capables de le faire à l’externe avec l’extraction de données. Il n’y a pas de limites à l’analyse. »
Viridem offre un autre outil particulièrement apprécié par Rachel : la fonction délégation.
« Si je pars en vacances, j’ai simplement à faire une petite configuration dans Viridem et tout ce qui concerne mes dossiers sera transmis à la personne choisie pendant la période choisie », dit Rachel. « Et à mon retour, mes dossiers reviennent automatiquement dans ma cour. »
De plus, l’historique des documents traités sous la fonction délégation est conservé. Donc si jamais on se demande si telle facture a été payée pendant notre absence, une simple recherche par numéro de client ou mots-clés permet de savoir ce qu’il en est. Pas besoin de remonter des chaînes de courriels pour finalement, ne pas trouver ce que l’on cherche parce que finalement, nous n’étions même pas présents !
En somme, l’idée derrière un tel logiciel et ses différentes fonctions est de tout centraliser au même endroit pour simplifier la vie des gestionnaires autant que des employés. Comme l’explique Rachel, « chaque département se sert de Viridem, dépendamment de ses besoins. Il faut juste s’imaginer comment notre vie au travail pourrait être simplifiée, et Viridem peut fort probablement s’en charger ! »