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5 tâches répétitives à automatiser avec Viridem

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5 tâches répétitives à automatiser avec Viridem
5 tâches répétitives à automatiser avec Viridem
8 décembre 2020

Vous cherchez le moyen de gagner du temps au travail et d’être plus productif? L'automatisation de certaines tâches comptables et administratives pourrait s’avérer la solution. En vous amenant à faire plus en moins de temps, l'automatisation de tâches quotidiennes permet de concentrer vos énergies à renforcer la relation client et à générer de la valeur. Un impact non négligeable pour les PME où les ressources humaines et financières sont limitées en cette période de pandémie mondiale de la COVID-19. Nous vous proposons, dans cet article, 5 tâches répétitives à automatiser avec la solution intelligente Viridem pour votre entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité.

1. Automatiser la saisie de données

Une façon simple et rapide de réduire les coûts dans une entreprise consiste à automatiser des tâches comme la saisie de données avec une GED avancée. Cette tâche administrative routinière, souvent effectuée par des commis, gagne à être mécanisée pour diminuer la masse salariale, pour utiliser nos ressources humaines à des tâches ayant plus de valeur pour l’entreprise, mais aussi pour réduire le risque d’erreur humaine. Des études comme celle d’Experian indiquent d’ailleurs que l’erreur humaine, telle que des fautes de frappe, des entrées manuelles incorrectes ou des pratiques différentes pour la saisie, serait l’une des principales causes des problèmes liés aux données. En choisissant la solution intelligente Viridem, vous n’aurez plus à vous soucier du risque d’erreur, puisque l’information sera validée automatiquement. Supposons que vous receviez un grand nombre de bons de commande, Viridem possède la capacité d'extraire l’information clé figurant sur chaque bon de commande pour la comparer avec votre système financier ou ERP. Outre les économies de temps, vous vous assurerez du même coup que la saisie de données soit toujours exacte. De quoi avoir l’esprit tranquille!

2. Classer les documents plus rapidement et efficacement

Consacrer un temps fou à gérer et à classer des documents numérisés? C’est chose du passé! L’intelligence artificielle accélère cette tâche du quotidien pour maximiser le temps de travail de chacun de vos employés. Les chiffres en disent long : le temps moyen de recherche d’un document passe de 5 minutes à 10 secondes avec Viridem! Mais comment cela est-il possible? Concrètement, Viridem lit et comprend le contenu texte des documents qui lui sont soumis, ce qui lui permet ensuite de les classer de manière optimale dans sa voûte documentaire intelligente. Lorsque vous lancez une recherche de documents, Viridem vous présente exactement ce dont vous avez besoin… en seulement quelques secondes! Vous cherchez une fiche technique, un bon de commande ou une facture? Entrez simplement une date, un numéro, un code ou le nom du client et le tour est joué! Viridem vous facilite la vie avec une recherche intuitive par mots-clés.

3. Assembler des documents complémentaires

Se retrouver à travers toute la paperasse peut vite devenir pénible au fur et à mesure que votre entreprise prospère. Les documents de toutes sortes s’accumulent et prennent une ampleur considérable, si bien qu’il est difficile de voir d’un seul coup d'œil toutes les factures d’un même fournisseur, par exemple. Viridem se charge de cette tâche répétitive à automatiser. Son module de gestion intelligente des documents simplifie grandement l’assemblage de documents de même nature ou liés par un élément commun : deux soumissions qui se complètent ou facture d’un fournisseur avec le bon de commande associé, pour ne nommer que ceux-ci. Un précieux outil qui agrémentera votre travail journalier, tout en offrant un meilleur service à vos clients grâce à une gestion optimale et centralisée.

4. Demander une approbation à des employés ou supérieurs

S’agit-il vraiment de la bonne version de votre devis technique, celle que vous devez envoyer à votre client? Est-ce que votre supérieur a bien approuvé le devis? Si oui, a-t-il été modifié ou commenté? Peu importe l’approbation requise, Viridem s’en occupe pour vous! Il suffit de créer un flux de travail dans Viridem pour que ce type de document (ex. : devis technique) soit toujours adressé à votre supérieur. L’automatisation de cette tâche opérationnelle pourrait vous éviter des retours de courriels et des erreurs coûteuses! Non seulement Viridem fera en sorte que le document soit transmis à la bonne personne pour approbation, mais il veillera à ce que la version affichée soit toujours la plus récente. Dites adieu aux innombrables versions d’un même document qui se chevauchent!

5. Valider automatiquement les montants

L'efficacité comptable, c’est aussi dans les cordes de Viridem! Spécialement pensée pour effectuer le rapprochement commandes-factures, la solution intelligente détecte instantanément toute différence de montants ou tout écart de quantités. Imaginez le gain d'efficacité et la réduction des délais de paiement des comptes à recevoir! Vous y verrez également un moyen de sauver du temps et de l’argent, puisque Viridem vérifie à lui seul la conformité de vos factures et bons de commande – une tâche qui incombe normalement aux comptables. Encore une fois, Viridem fait chuter le risque d’erreur humaine, mais aussi le délai de validation qui peut parfois être long en raison de l'absence d’un employé ou d’une surcharge de travail en fin d'année financière.

Et avec toutes ces tâches répétitives à automatiser, faut-il craindre la disparition de postes ou encore le congédiement d’employés? L’intelligence artificielle transforme bien sûr nos vies, que ce soit au travail ou ailleurs, mais l’être humain a sans cesse démontré une grande capacité d’adaptation. Quelle que soit l’époque ou l’innovation, les travailleurs développent leur expertise et apprennent de nouvelles tâches.

En fait, la préoccupation est davantage axée sur la survie à court terme et sur la pérennité des entreprises qui tardent à automatiser certaines tâches répétitives. La compétition est de plus en plus forte et le fait de diriger tous ses efforts sur la relation client et sur la proposition d'une offre unique vous aidera à vous distinguer. Donnez-vous dès maintenant les outils pour y arriver en confiant l'automatisation de tâches administratives et comptables à Viridem.

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