Étude de cas Vivaco Groupe Coopératif : gestion documentaire et approbation automatisées avec Viridem

Quand une coopérative grandit par fusions, les documents se multiplient plus vite que les équipes qui les traitent. C'est ce qu'a vécu Vivaco Groupe Coopératif : plus de 50 places d'affaires, des milliers de fournisseurs et un très haut volume de factures à approuver, classer et retrouver. En centralisant ses documents et en numérisant ses approbations avec Viridem, la coopérative a accéléré la validation de ses paiements et fait travailler tout son réseau comme une seule équipe.

Le contexte : une coopérative, plusieurs métiers, un réseau

Vivaco Groupe Coopératif dessert des producteurs agricoles en mode coopératif. Son réseau couvre plusieurs métiers à la fois : commerce de détail, service à la ferme, stations-services et quincailleries. « C'est très, très varié », résume Philippe Martel, contrôleur de l'organisation. Au fil des dernières fusions, Vivaco a dépassé les 50 places d'affaires et travaille aujourd'hui avec des milliers de fournisseurs.

Cette croissance a un revers concret : un volume de documents considérable, composé en grande partie de factures fournisseurs. Chaque facture doit être reçue, vérifiée, approuvée par les bonnes personnes, comptabilisée, puis archivée de façon à pouvoir être retrouvée des mois plus tard. Multipliez ce parcours par des dizaines de sites et des milliers de fournisseurs, et la gestion documentaire devient un enjeu stratégique, pas une simple tâche administrative.

Le point de départ : archiver, puis bien plus

Au départ, Vivaco cherchait surtout une solution d'archivage : numériser les documents à la fin du processus et pouvoir les consulter facilement par la suite. L'objectif était clair, dans les mots de Philippe Martel : « Être plus efficaces en gestion documentaire et dans le processus d'approbation. »

La surprise est venue de ce que Viridem offrait au-delà de l'archivage.

« Ce qui nous a surpris et attiré notre attention, c'est tout le processus d'approbation et de circulation des documents, intégré de façon numérique. Maintenant qu'on le met en place, on a des gains qu'on n'avait pas anticipés. »

Ce que la coopérative voyait d'abord comme un projet d'archivage est devenu un véritable flux de travail numérique, de la réception de la facture jusqu'à son paiement.

La crainte de départ : une solution assez robuste ?

Avec des milliers de fournisseurs, énormément de documents et de nombreux intervenants dans l'approbation, Vivaco avait une inquiétude légitime au moment d'évaluer le projet : trouver une solution assez robuste pour traiter un grand nombre de documents, sans anomalies, sans problèmes et sans être constamment en support.

La réponse est venue à l'usage, et même des tests internes de la coopérative :

« Viridem nous a prouvé qu'on était capable de traiter un grand volume de documents, dans des flux de travail qui ont beaucoup d'étapes et une complexité assez grande. C'est ce qui nous a fait pencher vers Viridem pour poursuivre le projet. »

La solution Viridem

Viridem a remplacé la circulation papier et le classement manuel par un processus numérique de bout en bout, bâti pour le volume et le multi-sites :

• Archivage numérique et consultation facile : chaque document est capté, indexé et retrouvable en quelques secondes.
• Approbations numériques : les documents circulent sans papier, selon des règles claires, jusqu'à la bonne personne.
• Panier de travail et rappels par courriel : chacun voit ce qu'il a à traiter, et rien ne tombe entre les mailles du filet.
• Centralisation complète : tous les documents vivent dans une seule solution, accessible à distance.
• Hébergement au Québec, dans l'esprit de la Loi 25.

Ce que les équipes apprécient au quotidien

Sur le terrain, l'adoption tient à des détails très concrets. Les utilisateurs apprécient surtout la facilité d'accès et les rappels par courriel qui les ramènent dans leur panier de travail pour approuver ou traiter un document. Rien ne traîne, rien ne s'oublie.

Chaque jour, Viridem permet à Vivaco de :

• Approuver et traiter les documents dans le panier de travail, avec rappels par courriel.
• Regrouper les étapes du processus et valider les paiements au même endroit.
• Rechercher et consulter la documentation interne en quelques secondes.
• Donner à toutes les places d'affaires accès aux documents archivés.

Le point de vue du signataire

Philippe Martel se trouve à la fin de la chaîne : il approuve les paiements et signe les chèques. Pour son poste, Viridem change la donne en regroupant au même endroit une longue série d'étapes, ce qui accélère sa validation.

Quand un document arrive à la fin de Viridem, je sais qu'il est allé dans les étapes où il devait aller, que les gens qui doivent l'approuver l'ont effectivement approuvé.

Résultat : une série de questions qu'il n'a plus besoin de se poser. Le document a suivi un flux établi d'avance, un passage obligé, ce qui réduit la réflexion et le délai de traitement.

Moins de papier, des recherches plus rapides

Dans une entreprise de cette taille, le papier s'accumule vite. Viridem aide Vivaco à le limiter à grande échelle et facilite les recherches dans la documentation interne. Dès le départ, la coopérative a noté une différence sur la facilité de consultation et la rapidité à retrouver un document.

Un réseau qui travaille comme un seul bâtiment

Au-dessus de 50 places d'affaires, le vrai défi n'est pas seulement le volume : c'est la cohérence. Chaque site doit suivre les mêmes étapes et laisser la même trace. En centralisant les documents dans une seule solution et en y donnant accès à distance, Viridem reproduit une situation simple à comprendre.

« Ça permet à des gens de différentes places d'affaires de travailler comme s'ils étaient dans une même bâtisse, avec accès à la voûte et aux documents archivés, tous en même temps. »

Une équipe à l'écoute, un soutien réactif

Au-delà du logiciel, Vivaco souligne la relation avec l'équipe Viridem. Les améliorations suivent les demandes des usagers : lorsqu'un irritant est signalé, la demande est analysée et donne souvent des résultats concrets dans des versions très rapprochées. La coopérative se sent écoutée et impliquée, et voit ses idées prises en compte dans les mises à jour.

Côté soutien, c'est l'accessibilité qui ressort : des réponses souvent rapides, des suivis presque instantanés et des délais clairs quand un correctif s'impose.

« S'ils n'ont pas la réponse, ils nous le disent tout de suite. »

Ce que Vivaco cherchait au départ comme un outil d'archivage est devenu la colonne vertébrale numérique de sa gestion documentaire et de ses approbations, sur tout son réseau. Et c'est justement la robustesse de Viridem, prouvée sur un gros volume et des flux complexes, qui a convaincu la coopérative de poursuivre et d'étendre le projet.