Viridem et son logiciel d'automatisation des comptes payables sous la loupe d'une utilisatrice régulière

Viridem au quotidien, vu par une utilisatrice experte

À quoi ressemble vraiment une journée avec Viridem ? Rachel Martel, coordonnatrice en administration et ressources humaines, l'utilise tous les jours depuis trois ans. Elle nous ouvre les coulisses.

« Je m'en sers tous les jours. Il est toujours ouvert et je ne pourrais plus m'en passer pour la comptabilité ! »Rachel Martel, coordonnatrice administration et ressources humaines

La comptabilité de A à Z, presque sans intervention

Les fournisseurs envoient leurs factures directement à une adresse courriel liée à Viridem. À leur arrivée dans le panier de travail, les champs clés (date, montant total, nom du fournisseur, numéro de facture) sont déjà détectés et extraits. Un coup d'œil suffit avant l'envoi en approbation, et chaque facture est automatiquement classée dans le bon dossier et le bon grand livre.

« Normalement, on se pose toujours un peu de questions, il faut revalider les informations. Mais pas avec Viridem. »Rachel Martel

Les vérifications mécaniques sont confiées à la machine ; les équipes se consacrent à des tâches à plus forte valeur.

La fin des recherches dans les classeurs

« On a juste à écrire des mots-clés dans l'outil de recherche et on trouve facilement ce qu'on cherche. C'est pas mal plus facile que de fouiller dans un classeur ! »Rachel Martel

Grâce à l'OCR (reconnaissance optique de caractères), chaque document numérisé devient cherchable, puis le papier peut être déchiqueté. Résultat : un bureau quasi sans papier et des bases de données personnalisées (dossiers employés, ententes de confidentialité, REER, assurances collectives) accessibles selon des droits stricts.

Deux fonctions qui changent la vie

Le connecteur analytique : un fichier Excel mis à jour automatiquement avec les données extraites par Viridem, pour analyser, créer des graphiques ou alimenter un autre logiciel.

« S'il manque quelque chose, on peut le faire à l'externe avec l'extraction de données. Il n'y a pas de limites à l'analyse. »Rachel Martel

La délégation : avant des vacances, une simple configuration transfère les dossiers à un collègue pour la période choisie, puis tout revient automatiquement, avec l'historique complet des documents traités.

Tout au même endroit

« Chaque département se sert de Viridem selon ses besoins. Il faut juste s'imaginer comment notre vie au travail pourrait être simplifiée, et Viridem peut fort probablement s'en charger ! »Rachel Martel