Comment le Groupe Bellemare optimise ses processus avec un logiciel pour automatiser les comptes payables

13 sociétés, des milliers de factures, un seul logiciel

Le Groupe Bellemare, c'est 13 sociétés aux réalités très différentes, du transport au garage interne. Autant d'entreprises, autant de fournisseurs à payer, autant de processus administratifs à tenir. Multiplier les comptes payables par 13, c'est multiplier le risque d'erreur, de retard et de surcharge. Le Groupe a choisi Viridem pour reprendre le contrôle.

Le déclencheur : 15 000 factures par an, pour une seule division

« Juste pour l'une de nos divisions, TBL, notre garage interne, cela représente environ 15 000 factures annuelles. Nous avions un réel besoin d'automatisation du processus des comptes payables. »Marc Lévesque, directeur technologie et systèmes d'information, Groupe Bellemare

Dans un contexte de pénurie de main-d'œuvre, chaque heure passée à saisir, classer et relancer est une heure de trop. L'objectif était clair : automatiser sans rien perdre en contrôle.

Pourquoi Viridem : un partenaire, pas un fournisseur

« Chez Bellemare, nous cherchons des partenaires, pas seulement des fournisseurs. Nous voulions une vraie connexion avec l'équipe et une solution adaptée à notre réalité. Viridem a répondu à nos attentes. »Marc Lévesque

Concrètement, Viridem a été configuré pour se connecter à Sage X3, le système de gestion du Groupe, avec un transfert automatisé des données comptables. Pas de double saisie, pas de pont fragile : les factures arrivent, sont lues, validées et déversées dans SAGE.

Le résultat : 50 à 60 % de temps gagné

« Les documents arrivent par courriel dans Viridem et sont transmis automatiquement dans SAGE. Si les informations sont complètes, tout est traité sans intervention. Sinon, on ajuste et ça repart automatiquement. Cela nous fait gagner 50 à 60 % de temps ! »Étienne Garon, analyste programmeur, Groupe Bellemare

La moitié du temps administratif, récupérée. Les équipes ne pilotent plus à la pièce : elles traitent les exceptions, pas la routine.

Au-delà des comptes payables : la santé-sécurité aussi

Convaincu par les résultats, le Groupe a étendu Viridem à d'autres départements, dont la santé et sécurité du travail :

« Les formulaires sont adaptés à chaque type de travail, conditionnels selon l'étape, et facilement transférables d'un employé à l'autre. Fini le papier ! Tout est géré électroniquement. »Marc Lévesque

Et l'automatisation gagne du terrain, société par société : « Pour l'une de nos compagnies, les opérateurs saisissent les quantités dans une console, et Viridem traite automatiquement les transactions pour SAGE. Cela représente entre 700 et 1 000 billets de pesée par mois entièrement automatisés », ajoute Étienne Garon.

Ce qu'il faut retenir

• 13 sociétés orchestrées sur un seul logiciel, connecté à Sage X3.
• 50 à 60 % de temps gagné sur le traitement des comptes payables.
• 700 à 1 000 billets de pesée par mois traités sans intervention humaine.
• Une adoption qui dépasse la comptabilité : SST, formulaires terrain, archivage.

Le Groupe Bellemare ne s'est pas contenté d'acheter un logiciel : il a trouvé un partenaire capable de s'adapter à 13 réalités d'affaires. C'est exactement ce que Viridem fait, depuis le Québec, depuis 2013.