Viridem à l’image de vos besoins! 

Module de base

Le module de base de Viridem vous permet d’archiver vos documents de manière organisée. Il détecte votre identifiant de gabarit, ainsi que la clé unique du document. De ce fait, lors de l’envoi de vos documents vers Viridem, ceux-ci sont perçus par la R.O.C (reconnaissance optique de caractères) et les données de base (identifiant du document et clé unique) en sont extraites. Avec ce module de base, vos documents sont structurés, permettant une recherche instantanée parmi ceux-ci. La centralisation de toute l’information profitera à l’ensemble de l’organisation. Déjà avec ce module, vous constaterez une meilleure efficacité de vos opérations. Par conséquent, vous observerez une augmentation de votre productivité, qui reflétera le professionnalisme de votre entreprise.
Les bénéfices :

  • Baisse des coûts de gestion reliés à l’impression : papier, encre, photocopies, livraison des documents, espace de plancher pour les classeurs, coûts d’entreposage à long terme, etc.;
  • Réduction du temps consacré à la saisie de données, à la recherche, au classement, aux doublons, aux dossiers perdus, etc.;
  • Amélioration de la collaboration au sein de l’entreprise, de la sécurité et de l’intégrité des documents, ainsi que du service à la clientèle, entre autres.

Flux de travail de base

Viridem inclut deux (2) flux de travail de base qui ne peuvent pas être modifiés. Ils sont configurables à un programme d’exportation et au contributeur assigné à l’étape. Les deux flux de travail inclus sont (voir les figures ci-dessous) :

L’archivage : Ce flux de travail comporte une étape de validation et ensuite les documents sont archivés.

L’exportation en 1 étape :  Ce flux de travail comporte une étape de validation. Dans les configurations, il y a la possibilité de configurer un programme d’exportation. Donc, après la validation du document, celui-ci sera exporté par le programme sélectionné avant d’être archivé.

Module de gestion intelligente des documents

Le module de gestion intelligente vous permet de faire la détection de toute l’information à l’intérieur de vos documents. Vous pouvez donc rechercher différentes données telles que le total, le sous-total, la date du document, le bon de commande, etc. Il est aussi possible de relier automatiquement des documents ayant une métadonnée identique (ex. : assemblage d’une facture avec un bon de commande, ou encore de documents à un même numéro de projet).
Ce module permet d’extraire les données pertinentes des fichiers, pour ensuite les transférer automatiquement à votre système comptable, et de les analyser via le module d’analyse statistique de Viridem.
Il vous offre aussi la possibilité de rechercher des contenus spécifiques ou des métadonnées autres que l’identifiant et la clé unique du module de base.
Les bénéfices :

  • Diminution importante des efforts de saisie de données;
  • Réduction des erreurs humaines.

Module d’analyse statistique

Les gens analytiques aiment pouvoir étudier certaines données relatives à leurs documents. Avec ce module, vous pourrez extraire toutes les informations recueillies dans les documents et ainsi en faire l’analyse au moyen d’Excel, ou de tout autre outil d’analyse compatible avec celui-ci.
Ce module permet de compiler les données afin de connaître, par exemple :

  • Les coûts de carburant liés à chacun de vos équipements roulants;
  • Le montant et le nombre de transactions par client ou par fournisseur;
  • Les coûts engagés dans un projet spécifique.
  • Et plus encore!

Les bénéfices :

  • Analyse approfondie des contenus et des métadonnées diverses de tous vos documents dans Viridem.

Gestion des flux de travail

Le module de gestion des flux de travail vous permet d’automatiser vos processus documentaires et de suivre l’évolution de ceux-ci au sein de votre équipe. En fonction du type de document, ainsi que des règles de validation et d’approbation définies par votre entreprise, le document est soumis aux bonnes ressources. Vous pouvez recréer votre processus actuel d’approbation et de validation, en plus de concevoir le nombre de flux de travail nécessaire à votre entreprise.
Ce module vous permet de :

  • Réduire le délai de traitement de vos documents;
  • Effectuer plus d’une étape d’approbation/validation;
  • Exporter les données à un système externe en conservant les documents dans le flux de travail;
  • Émettre une ou plusieurs empreintes de signature sur les documents.

Modules d’exportation 

Un pont d’exportation vous permet de faire l’extraction de données déterminées, détectées dans Viridem, afin de les déposer dans le répertoire d’un tiers système informatique.
Le pont de type financier vous permet de créer vos payables automatiquement dans votre système de type Acomba et Simple Comptable. Plusieurs ponts d’exportation sont disponibles :

  • Exportation courriel & FTP (inclus);
  • Exportation au système financier;
  • Exportation sur mesure à votre système financier ou ERP (informez-vous!);
  • Exportation EDI. (informez-vous!)

À venir

  • Changement du moteur de recherche
  • Bonification des droits d’accès (ACL)
  • Processus d’approbation en parallèle
  • Application mobile iOS et Android
  • Optimisation de l’apprentissage de la ROC (Tesseract)
  • Module de mise à jour automatique de Viridem
  • Exportation EDI de la facturation
  • Gestion des lignes de facture
  • Contrôles de santé du serveur Viridem
  • Module d’audit

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